In questa guida scropriremo assieme come muovere i primi passi nel mondo del lavoro e troverai:
- 10 consigli su come relazionarti al meglio sul posto di lavoro;
- Esempi pratici di situazioni in cui potresti trovarti al primo ingresso nel mondo del lavoro;
- Istruzioni su come scrivere una email, informazioni riguardo la cultura aziendale e l’organizzazione del lavoro.
1. Guarda e ascolta
È il tuo primo giorno di lavoro. Hai dormito poco per l’agitazione, ti sei svegliato presto per essere in orario e ti sei preparato con cura. Finalmente ti senti pronto a mettere in pratica la teoria che hai letto sui libri, ma, una volta lì, ti senti dire: “stai qui, qualcuno ti dirà cosa fare”.
Quindi ti siedi tranquillo al tuo posto e aspetti, ma nessuno arriva. Cominci ad agitarti e resti in disparte con le mani in mano.
Tu che hai letto questa guida, però, dopo i primi due minuti di panico, respiri e ti ricordi dei nostri consigli. Anche se nessuno ti assegna compiti da svolgere tu puoi fare tantissime cose in autonomia.
Per esempio, puoi iniziare a guardarti intorno:
- Studia ciò che hai sulla scrivania: ti aiuterà a prendere dimestichezza con i tuoi strumenti di lavoro;
- Guarda i quadri appesi alle pareti: ti aiuteranno a capire che tipo di ambiente hai intorno a te;
- Guarda cosa fanno i tuoi colleghi, guarda come rispondono al telefono, quali sono i documenti che visionano, quali sono le procedure che fanno più spesso: ti aiuterà a capire come funziona l’ambiente di lavoro e in che modo gli altri si relazionano tra loro (Ridono? Sono formali? Fanno molte pause?).
TIPS: Guardando la gente e le cose intorno a te inizierai a capire come muoverti ancora prima di muoverti.
2. Sii disponibile
Ti sei guardato attorno e hai iniziato a capire come funziona l’ambiente, ma sono due ore che sei seduto lì e ancora nessuno ti dice cosa fare.
Alzati e vai loro incontro. Inizia a muoverti nello spazio cercando comunque di non disturbare. Se vedi qualcuno in difficoltà chiedi se ha bisogno di una mano. Dimostrati disponibile a fare anche quello che non rientrerebbe nelle tue mansioni. Per esempio, proponiti di fare delle fotocopie. Infatti, nel peggiore dei casi imparerai a utilizzare la fotocopiatrice: sapevi farlo prima?
Entrare a far parte di un team ti permette, oltre che di ricevere uno stipendio, di imparare moltissime cose, rendendoti disponibile imparerai qualcosa che, pur non essendo del tuo campo, non potresti imparare altrove.
Se nessuno sembra aver bisogno di aiuto o se sei ancora un po’ troppo timido, chiedi di sederti vicino a qualcuno e osservare quello che fa, potresti approfittare per fare delle domande e imparare finalmente ad utilizzare Excel!
DOMANDE CHE POTRESTI FARE: Hai bisogno di una mano? Posso fare qualcosa per te? Posso sedermi qui vicino a te e vedere cosa fai? Mi spieghi perché fai così e non nel modo in cui ci hanno insegnato in università?
TIPS: Quando non sai come fare qualcosa, non cercarlo online, ma chiedilo a chi ti è vicino: ogni azienda ha procedure diverse e, inoltre, può rivelarsi un modo per socializzare con i tuoi colleghi.
3. Prendi iniziativa, ma chiedi sempre il permesso
Può capitare che nessuno abbia il tempo di ascoltarti e che la tua inesperienza rallenti il lavoro. In quel caso l’unica soluzione è prendere iniziativa e agire come ti hanno insegnato.
Ti hanno insegnato ad organizzare il lavoro? Fallo.
Riesci ad anticipare qualche procedura? Fallo.
Ti hanno insegnato qualche procedura semplice, ma ripetitiva? Falla.
Fai tutto quello che faresti se fossi solo ad affrontare quella determinata situazione.
Dopo averlo fatto, però, tienilo tra le bozze. Infatti, se prendere iniziativa ti rende agli occhi dei tuoi colleghi una persona indipendente che non si lascia abbattere dalle difficoltà e che riesce ad essere utile in ogni situazione, allo stesso tempo porta con sé molti rischi. Infatti, non conoscendo le dinamiche di quella specifica azienda, si rischia di causare molti danni. Si rischia di inviare email a persone sbagliate, si rischia di produrre dati sbagliati e si rischiano danni irreparabili per la reputazione dell’azienda e per il lavoro in sé.
TIPS: Chiedi sempre il permesso e la conferma di quello che fai e non solo quando prendi iniziativa, ma anche quando fai esattamente quello che ti dicono. Infatti, chi ti affida un compito in quel momento può essere distratto o può dare per scontato qualcosa che in realtà non lo è.
4. Trascrivi tutto
Può capitare che un giorno siano tutti in malattia o tutti in ferie o che siano andati a prendere un caffè e l’unico rimasto sia tu. All’improvviso arriva una chiamata importante. Qualcuno si presenta e ti chiede informazioni, ma tu non sai di cosa sta parlando. Che fare?
Può succedere che essendo stato assunto da poco tu non sappia molto, però, se hai seguito i primi consigli di questa guida, saprai più o meno come orientarti: avrai sentito mille volte il tuo vicino di scrivania rispondere al telefono e prendere una chiamata.
Se invece sei stato disattento o non eri presente in una situazione simile e non puoi emulare i tuoi colleghi hai due alternative:
- Immaginare di rispondere conformandoti alla cultura aziendale;
- Trascrivere tutto su un foglio e dire chiaramente al tuo interlocutore che non sei autorizzato a fare nulla e che riferirai tutto a chi è di competenza.
TIPS: tieni sempre a portata di mano dei post-it in modo che, quando qualcuno telefona e non puoi essergli di aiuto, tu possa chiedere di trascrivere il nome, il numero a cui ricontattarlo e la sua richiesta.
Non dare niente per scontato e scrivi sempre e, anche se di solito ricordi tutto, non fare affidamento sulla memoria.
ZOOM: la cultura aziendale è l’insieme di credenze, di norme e di valori condivisi da tutti i dipendenti di un’azienda dal vertice fino all’ultimo dipendente. La cultura aziendale fa riferimento ad un modus operandi etico e comportamentale in linea con gli obiettivi aziendali e riguarda l’identità dell’azienda, la sua coerenza, la sua reputazione rispetto agli attori esterni e la sua motivazione rispetto agli attori interni in quanto promuove il coinvolgimento dei dipendenti.
Potrebbe essere identificata con la vision ovvero l’insieme di valori che esprimono l’idea imprenditoriale di un’azienda e che dà vita alla mission ovvero la proiezione futura che l’azienda ha di sé stessa.
5. La tua opinione conta
Sei l’ultimo arrivato, non sei esperto e sei molto giovane, sarai tentato di rimanere in disparte per paura di risultare arrogante o per paura di sbagliare.
Ebbene, non farlo. Ricorda che hanno assunto te con le tue competenze e conoscenze. Ti hanno assunto per il tuo carattere e per il tuo modo di pensare e ragionare. Non avere paura di esprimere la tua opinione. Sei una persona unica con un background unico e sicuramente diverso da tutti gli altri. Non c’è nessuno con le tue stesse conoscenze e, pur ammettendo che ci sia, nessuno ha il tuo stesso modo di processarle e di utilizzarle. Tu conti ed esisti come una risorsa in più nel tuo ambiente di lavoro e tutto quello che dici è importante per gli altri allo stesso modo come lo è per te quello che, invece, dicono gli altri.
Non dimenticare, però, che l’azienda esiste da molto tempo prima di te e che ha avuto successo anche senza di te.
TIPS: se non sei d’accordo con qualcuno, dillo chiaramente alla persona interessata; è normale avere opinioni differenti.
6. Le tue passioni sono importanti
Hai passato la tua adolescenza a fare PowerPoint per gioco? Hai fin da piccolo una forte passione per il basket? Hai sempre creduto che tutto questo non ti avrebbe mai aiutato concretamente nel tuo attuale lavoro? In realtà non è così.
Può succedere che la tua azienda debba partecipare a un evento di basket (magari per beneficienza) e tu sia l’unica persona che ne capisce qualcosa. Sei l’unico che sa cosa serve, sa chi chiamare e come organizzare le squadre. In quel momento diventi una delle risorse più importanti per l’azienda proprio per le tue conoscenze trasversali e per le passioni che avevi disdegnato.
Le tue competenze, anche se riguardanti un campo diverso, e le tue passioni, anche se imparate da autodidatta, ti daranno la possibilità di proporre un punto di vista differente che potrebbe snellire e velocizzare procedure che, invece, il metodo classico rende arzigogolate.
ESEMPIO: La diffusione di un’iniziativa può essere divulgata più facilmente sui social. Se vieni assunto in un’azienda composta prevalentemente da persone che non credono nella potenza dei social e non ci investono molto, la tua conoscenza dei social media, anche non professionale, può arricchire l’azienda e aiutarla a raggiungere l’obiettivo desiderato.
7. Sii attento ai dettagli
Ricorda che un lavoro fatto bene è un lavoro fatto bene nel dettaglio.
È importante organizzare il lavoro definendo gli obiettivi e le risorse necessarie prima di iniziare un progetto. È molto importante rispettare le scadenze, quindi ricorda di chiederle appena ti assegnano un compito. È importante avere un drive in cui salvare tutti i documenti per evitare di perderli.
Inoltre, ricorda di organizzare il lavoro in cartelle fin dall’inizio e di tenerle sempre aggiornate.
È importante anche condividere l’organizzazione del lavoro con chi collabora con te così da mantenere l’ordine e permettere ai tuoi colleghi di orientarsi.
Ricordati che quando hai dei dubbi su qualcosa puoi sempre chiedere un parere ai tuoi colleghi a partire dalle piccole cose come per esempio la scrittura di una email.
ZOOM: Google Drive è il più famoso strumento di cloud storage al mondo. Questo strumento consente l’archiviazione e la condivisione di file multimediali utilizzabili via web da tutti i dispositivi associati a quello spazio e a quei file.
Di conseguenza, accedendo al Drive con l’email aziendale tramite cui accedono tutti i dipendenti, avrai l’accesso a tutti i documenti che sono stati caricati. Potrai modificarli, potrai lavorare in tempo reale con i tuoi colleghi (in quanto permette modifiche simultanee) e potrai accedere a tutti i file da qualsiasi computer solo inserendo l’email aziendale.
ESEMPIO EMAIL:
- Apri la email sempre con “Gent.mo/a/i”
- presenta chi scrive: tu in prima persona, l’azienda, un’area specifica dell’azienda
- esprimi le tue richieste: non essere prolisso, cerca di scrivere email brevi, ma ricche di informazioni
- se devi allegare un documento scrivi: “invio in allegato nome del documento”
- ricordati di controllare di aver allegato il documento giusto
- utilizza il grassetto per evidenziare le parole core
- utilizza gli elenchi puntati perchè ti permettono di essere più chiaro e intuitivo
- utilizza una forma di conclusione gentile come: “in attesa di un gentile riscontro/ringraziando per la sua disponibilità”
- utilizza una forma di saluto formale come “Le porgo cordiali saluti”
- ricordati di firmare la mail con: il tuo nome, il nome dell’azienda, il nome dell’area specifica dell’azienda
- ricordati di inserire un logo o una firma dell’azienda qualora ce ne fosse una.
8. Sii sincero
Può capitare spesso di commettere degli errori e di sbagliare, anzi, i primi giorni probabilmente sbaglierai tutto. Puoi sbagliare perché hai agito senza riflettere, perché non hai chiesto conferma o il permesso di qualcosa o perché sei stato distratto e non hai fatto caso ai dettagli.
In ogni caso, abbiamo due alternative:
- nasconderlo così magari nessuno lo scopre;
- dirlo per evitare disastri.
Bene, la scelta giusta è sempre la seconda: metti l’orgoglio nel taschino e vai avanti. Infatti, non c’è nessuna situazione in cui è impossibile sbagliare. Anche nel fare un’azione semplice e banale può capitare di distrarsi.
Bisogna riservare la massima attenzione a tutto ciò che facciamo, ma errare è umano e, se dovesse accadere, sii sincero e ammetti di aver sbagliato. Chi ti ascolta sa che può succedere, magari ci è passato prima di te e può anche darti dei consigli.
Essere sinceri e chiedere scusa rafforza la relazione con i tuoi colleghi e aumenta la fiducia nel team. Potrà succedere che sbaglierai tantissimo, che ti rimprovereranno e non ti sentirai gratificato subito, ma ricorda che il lavoro è ancora formazione.
TIPS: sii paziente con te stesso e con chi lavora con te e datti il tempo di crescere.
9. Proponiti come volontario
È un periodo molto intenso a lavoro e vorresti dare una mano, ma tu non conosci bene le procedure, né ti hanno dato abbastanza fiducia da affidarti un compito.
Proponiti come volontario per qualsiasi compito anche se pensi di non esserne all’altezza (a meno che ti propongano di guidare e tu non hai la patente!). Il tuo team apprezzerà la voglia di metterti in gioco, di imparare nuove cose e, perché no, di portare avanti dei ruoli di responsabilità.
Proponiti per risolvere un problema, per gestire un evento, per parlare con qualcuno o semplicemente per organizzare in modo più efficiente il lavoro del tuo team.
TIPS: La riconoscenza è il premio della voglia di fare. Anche se in un primo momento non sembra così chi lavora viene sempre ripagato!
10. Socializza, divertiti e sii te stesso
Ultimo consiglio, ma non per importanza: socializza e divertiti. Il luogo di lavoro può diventare un luogo familiare, un luogo in cui fare amicizia e trovare persone su cui contare. Ricordati di sfruttare i momenti di pausa pranzo o pausa caffè per farti conoscere e per conoscere le persone con cui lavori. Un ambiente informale rende il lavoro più piacevole.
Ti capiterà sicuramente di mangiare con i tuoi colleghi e forse vorranno conoscerti meglio: non nasconderti nel guscio. Ricorda di essere te stesso, non limitare la tua personalità conformandoti con l’opinione comune perché, così facendo, non permetterai ai tuoi colleghi di conoscerti davvero e, da quel momento in poi, sarai costretto in un personaggio che, più di qualsiasi difficoltà lavorativa, potrebbe rendere il luogo di lavoro un vero tormento!
Autore: Claudia Andrea Iorio.
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