Time management: che valore dai al tuo tempo?

Conosci il concetto di time management?

Il time management ti aiuterà a dare maggior valore al tuo tempo e a riservarne un po’ per altre attività.

Avrai sentito più volte dire che il tempo è denaro: sebbene si tratti di un proverbio, il concetto di fondo non è poi così errato. In termini economici, effettivamente, le ore che noi dedichiamo al lavoro sono quelle che ci permettono di ottenere uno stipendio.. ma c’è un secondo lato della medaglia che a volte dimentichiamo. Il tempo è la moneta che ci permette di sostentare economicamente, ma soprattutto, è molto più del denaro poiché è anche la dimensione attraverso cui viviamo: sprecarlo implica buttare via minuti della nostra vita.

Dietro il significato di tempo e il valore che noi diamo ad esso, c’è dietro un enorme tema di cui probabilmente avrai sentito parlare, ma che difficilmente sei riuscito a mettere effettivamente in pratica: il time management.

In questo articolo ti spiegherò cos’è e ti darò le risorse per cominciare ad applicarlo alla tua vita.

Cos’è il time management: se ti interessa la crescita personale, non potrai non conoscere questo concetto. Il “time management” è quello che in italiano definiamo “gestione del tempo” ed è il processo di organizzazione e pianificazione che attuiamo per dividere il tempo tra attività specifiche. Una buona gestione del tempo ti consente di lavorare in modo più intelligente, non più duramente, in modo da ottenere di più in meno tempo, anche quando il tempo è stretto e le pressioni sono elevate. In sostanza, meno quantità, più qualità, meno rischio di esaurimento delle proprie energie!

Pronto per immergerti in quelli che sono i principi del time management?

Principio numero 1: Fai una sola attività/compito alla volta!

Comincio chiedendoti di munirti di carta, penna e un timer, perché l’esercizio che stai per fare ti aiuterà a capire qual è il primo motivo per cui a fine giornata ti ritrovi a dire “ho fatto così poco!”:

Costruisci una tabella in questo modo:

2. Fai partire il timer;

3. Nella prima riga scrivi: “switchtasking is a thief”; Finito ciò, nella seconda riga riporta in ordine i numeri da 1 a 21. Dovresti aver ottenuto una tabella come questa

5. Riporta a fianco il tempo che hai impiegato a fare tutto ciò.

6. Adesso, fai ripartire il timer e nelle ultime due righe scrivi contemporaneamente una lettera (della frase) e un numero (da 1 a 21 in ordine), e così via finché non hai ottenuto un risultato simile a quello di prima. Una volta fatto, riporta al lato il tempo che hai impiegato a fare ciò: una gran bella differenza, vero? Ma soprattutto.. hai osservato quanto è più complesso procedere riportando una lettera ed un numero?

Forse avrai intuito il messaggio che voglio mandarti: il primo ostacolo al time management è il multitasking! No, per multitasking non intendo, ad esempio, cucinare mentre si ascolta un po’ di musica o un podcast, ma intendo la comune pratica di svolgere più compiti impegnativi a livello cognitivo contemporaneamente. Ad esempio, frequentemente capita di fare una chiamata con un collega, o di rispondere ad una chiamata di lavoro e nel mentre rispondere ad una email importante.

E’ evidente che il multitasking, o quello che Dave Crenshaw chiama “switchtasking”, ci richiede il triplo del tempo rispetto al fare una sola attività alla volta, questo perchè il nostro cervello non è in grado di svolgere più compiti impegnativi contemporaneamente. Provare per credere!

Principio numero 2: lo spazio fisico dove lavori o dove studi è importante.

Un altro ostacolo “succhiatempo” in cui tutti, più o meno, incappiamo è quella tendenza a impilare fogli su fogli, documenti, libri sulla scrivania. Ti capita mai di guardarli con sconforto e pensare “troppe cose da fare che non riuscirò mai a finire” e sentirti schiacciato dall’angoscia. Si stima che ogni persona abbia sparpagliati tra ufficio, scrivania di casa, borse e macchina dalle 12 alle 30 pile di scartoffie.

Per fronteggiare il pericolo di finire sotterrati sulla scrivania da documenti sparsi qua e là, post-it, fogli, reminders e così via, devi munirti di uno strumento che ti aiuterà a far ordine a tutto ciò: una scatola di grandi dimensioni e di qualsiasi materiale da posizionare sulla tua scrivania. Dave Crenshaw chiama questa scatola il suo “gathering point”, letteralmente “punto di raccolta”, e ci spiega l’utilità di questa buona pratica di time management.

Per il time management, è davvero utile avere questa scatola poiché da questo momento in poi, tutto ciò che non hai finito, o che è in fase di processo, o che vuoi rimandare e fare in futuro, deve essere semplicemente messo lì dentro! Puoi metterci tutto ciò che ti viene in mente e che crea disordine e scompiglio sulla tua scrivania.

Ulteriore consiglio è di portare con te in università o a lavoro un altro piccolo “gathering point” dove puoi inserire ciò che ti viene in mente e che non vuoi assolutamente dimenticare, come biglietti da visita, opuscoli, piccoli promemoria e così via. Classico esempio di gathering point tascabile è una cartellina di piccole dimensioni, accompagnata da un block notes, che potrai portare sempre con te.

Una volta tornato a casa, prendi la cartellina e svuotala di tutto il contenuto nel box che hai sulla scrivania, lo stesso vale per il block notes, prendi tutte le pagine scritte, rimuovile e mettile nella scatola: ti sentirai più in controllo di tutto ciò che è importante per te, perché saprai che potrai trovare tutto nel tuo box e non dimenticherai nulla.

Principio numero 3: la mente non è il tuo gathering point!

Quando studi o sei nel pieno di una attività lavorativa sicuramente ti capita che dei pensieri sbuchino fuori all’improvviso per ricordarti che devi fare una certa cosa oppure potrebbero venirti delle idee che vorresti mettere in pratica nei giorni successivi o nel lungo termine. Il mio consiglio è quello di avere a portata di mano un block notes sulla scrivania e di scrivere il pensiero, l’impegno che hai dimenticato ed ti sei ricordato, l’idea, qualsiasi cosa ti venga in mente di utile.

Scrivilo! Non conservarlo nella testa, è la via sicura per dimenticarlo e inoltre ti espone ad un livello di ansia elevato perché avrai costantemente la sensazione di dover ricordare qualcosa. Svuotare la testa e avere la tranquillità di aver scritto ciò che devi ricordare, ti farà sentire nell’immediato già più sollevato e ti permetterà di ritornare a concentrarti sull’attività che stavi facendo.

Ti lascio un esercizio utile di time management che puoi fare comodamente per allenarti a buttare giù i tuoi pensieri e dividerli per importanza e contesto:

https://drive.google.com/file/d/1532E9dKPfQFLkOVuu07Y2sPp5Q0EIsWt/view?usp=sharing

Principio numero 4: riconosci cosa è davvero importante nella tua vita da richiedere e dedicare tempo.

Prendi un foglio e una penna, scrivi una lista dei 25 obiettivi più importanti che vorresti raggiungere: cerchia quei 5 che per te sono i più importanti. L’elenco delle cose non cerchiate da oggi in poi devono essere quelle a cui dovrai trovare il coraggio di dire no. Questo esercizio di estremizzazione, sembra abbastanza spietato, in realtà il vero campione del time management è colui che elimina le cose che gli interessano.. sì, ma non sono le più importanti per lui: sono proprio le MVAs (most valuable activities). Chiaramente, i restanti 20 obiettivi secondari “potrebbero essere di tuo interesse perché li ami, ma tutto sommato non ti ricambiano del loro stesso amore” (Luca Mazzucchelli).

Sii spietato con loro: il tempo forse è una di quelle poche cose che richiedono per davvero avarizia da parte tua.

Luca Mazzucchelli ci spiega la tecnica di Warren Buffet per un miglior time management.

Fai fatica a riconoscere i tuoi MVAs? Anche in questo caso ti lascio un esercizio di Dave Crenshaw che può orientarti nella scelta delle 5 più importanti attività per te.

https://drive.google.com/file/d/1dJ0qiqJrz4uxBB8i0tLcFuWpbUHgvKtV/view?usp=sharing

Principio numero 5: Dire quel “no” tanto necessario.

Chiaramente, essere avari con il proprio tempo implica dover dire alcuni “no” agli altri, ma anche dei “no” a te stesso. E’ importante avere a mente questo punto perché quando dici sì a qualcosa, in realtà stai dicendo no a tutto il resto. Fai quindi attenzione a cosa e a chi dici “sì”: potrebbe incidere sulla tua giornata, sulla tua famiglia e sulla tua vita.

Questo non significa dover dire “no” a tutti, tuttavia è necessario farlo.. soprattutto quando sai di essere in un momento cruciale per te. In ambito lavorativo, dire un “no” può essere davvero una impresa, soprattutto se è un tuo superiore a farti una richiesta. In questo contesto il consiglio migliore è dire “sì”, ma rimandando ad un momento più consono e rispettoso per te e le tue attività o chiedendo con gentilezza una scadenza massima in cui fare ciò che viene richiesto. Quindi “sì, certo, va bene.. entro quando? Può darmi cortesemente una scadenza?”

E poi, ci saranno dei “no” da dire anche a te stesso ed è proprio qui che ci ricorre utile una sana procrastinazione. Se sei indeciso sul da farsi, una buona idea è quello di chiedersi:

“devo farlo necessariamente adesso o posso farlo dopo?”

“è così urgente da avere la priorità su tutto?”

“qual è il termine ultimo in cui posso farlo?” (questa domanda in particolar modo ti fa rendere realmente conto di quale sia la priorità o l’urgenza con cui devi svolgere tale attività)

Ti lascio con una curiosità: hai presente la frustrazione che sperimenti ogni qual volta ti imponi una to-do-list giornaliera che non riesci mai a portare a termine? Potrebbe derivare dal fatto che non sei ancora pratico nel time management, ti imponi eccessive attività nella giornata o forse.. non sai che il vero impiego delle to-do-list non è quello cui siamo abituati.

Ebbene sì, la vera to-do-list non va spuntata ogni qualvolta portiamo a termine qualcosa ma ci permette di buttare giù tutte le attività della giornata/dei giorni futuri per ridistribuirli nel calendario. Una volta distribuiti correttamente, allora li si va a spuntare.