Ti è mai capitato di scrivere una mail da horror al tuo professore? O peggio, di chiedere all’Intelligenza Artificiale di scriverla per te? Scopri i 5 errori da non fare più per scrivere una email efficace.
Ciao a tutti e a tutte bentornati in un nuovo articolo del blog di Thesis 4u, la startup innovativa che mette in collegamento gli studenti e le studentesse con le aziende, grazie alle tesi di laurea in azienda.
Siamo onesti: tutti dobbiamo scrivere almeno una mail al giorno. Che sia per lavoro, per un cliente, per la scuola, o semplicemente per chiarire qualcosa, l’email è ancora uno degli strumenti di comunicazione più usati nel mondo. Eppure, nonostante sia così comune, è pieno di errori che la trasformano in un vero incubo digitale.
Perché? Perché tendiamo a pensare che scrivere una mail sia una cosa automatica, quasi scontata. E invece no. Se vuoi davvero scrivere una mail efficace, ci sono una serie di trappole da evitare, come oggetti misteriosi, allegati ambigui, muri di testo e saluti anonimi.
In questo articolo ti racconto i 5 errori più comuni che rovinano l’efficacia delle email e ti do consigli pratici per evitarli. Così imparerai a scrivere una mail efficace ogni volta che ne hai bisogno. Preparati a un piccolo viaggio tra incubi digitali e soluzioni concrete, il tutto in un tono leggero e amichevole.
1. Intestazione confusa o assente: l’errore che rovina una email efficace
Il primo passo – spesso sottovalutato – per scrivere una mail efficace è l’oggetto. Non esagero: è davvero il 50% del lavoro. Pensa all’oggetto come al titolo di un articolo, alla copertina di un libro o, se vogliamo, al biglietto da visita del tuo messaggio. È la prima cosa che il destinatario legge e, molto spesso, è ciò che determina se la tua mail verrà aperta subito, rimandata o ignorata del tutto.
Con oggetto generico, vago o – peggio ancora – assente si rischia di essere percepito come poco professionale, superficiale o addirittura sospetto.
Oggetti come “Domanda”, “Cosa ne pensi?” o “URGENTE!!!” (scritto tutto in maiuscolo e con punti esclamativi) non comunicano nulla di concreto. Non creano fiducia, non incuriosiscono, non informano e ti fanno sembrare arrogante. Ma soprattutto, non aiutano il destinatario a collocare la tua mail nel giusto contesto, né a ritrovarla facilmente in un secondo momento.
Ricorda: molti professionisti ricevono decine, a volte centinaia di mail al giorno. Un oggetto chiaro e specifico può fare la differenza tra una mail che viene aperta con attenzione e una che viene cestinata in pochi secondi.
👉 Esempio pratico:
- ❌ Oggetto: “Info”
Troppo vago: di che tipo di informazioni si tratta? Su cosa? Per chi? Quando? - ✅ Oggetto: “Richiesta info per collaborazione evento Milano – Luglio 2025”
Chiaro, completo, contestualizzato: anticipa subito l’argomento, la natura della richiesta e il riferimento temporale.
Un oggetto ben scritto agevola il lettore, ottimizza i tempi di lettura, e aumenta esponenzialmente le possibilità di risposta. È il primo alleato della tua comunicazione: curalo come merita. Se sbagli qui, il resto della tua mail – anche se ben scritta – rischia di non avere mai una chance.
Il tasto “Rispondi a tutti” dovrebbe venire usato con la stessa attenzione con cui maneggi il peperoncino in una ricetta: con moderazione. Molte persone abusano del “cc” e del “reply all” come se fosse una forma di trasparenza. Ma in realtà, crea solo confusione e disturba chi non c’entra nulla.
Pensaci due volte prima di premere invio, prima di cliccare, chiediti:
- Chi ha davvero bisogno di questa informazione?
- Serve che tutti leggano questa risposta?
- Sto contribuendo o sto solo riempiendo inbox?
La regola d’oro è: meno è meglio. Se devi informare qualcuno, puoi inoltrare la risposta con una breve nota. Se la tua risposta riguarda solo una persona, scrivi solo a lei. In questo modo sarai chiaro e rispettoso. Esattamente ciò che vogliamo quando cerchiamo di scrivere una mail efficace.
2. Il mittente fantasma: l’errore che fa deragliare una mail efficace
Hai mai ricevuto una mail con un allegato chiamato “Doc_rev3_bozza_def_OK(1).pdf” e nessuna spiegazione? Ecco, quello è l’antitesi del scrivere una email efficace. Perché non basta allegare un file: bisogna spiegare cosa contiene, perché è lì, cosa deve farci il destinatario.
Quando vuoi scrivere una email efficace con allegati, fai così:
- Indica chiaramente cosa hai allegato (“In allegato trova la bozza del contratto”)
- Spiega perché lo invii (“Come da nostra call di oggi”)
- Dai istruzioni chiare (“Fammi sapere se è tutto ok per procedere alla firma”)
- firmalo con nome e cognome
E non dimenticare: rinomina il file in modo comprensibile. Aiuta te, chi legge, e chi dovrà cercare il file tra sei mesi.
3. Il muro di testo: il killer silenzioso quando scrivi una email efficace
Uno dei peggiori errori che puoi fare quando scrivi una mail è condensare tutto il messaggio in un unico, lungo, compatto blocco di testo. Zero spazi. Zero paragrafi. Solo frasi incollate una dopo l’altra, in un flusso continuo che somiglia più al monologo interiore di uno scrittore sotto stress che a una comunicazione professionale.
Sai qual è il problema? Nessuno legge davvero quel tipo di messaggio. L’occhio si stanca, la mente si distrae, il destinatario perde subito l’orientamento. E il risultato è sempre lo stesso: la mail non viene letta. E quindi, non ottiene risposta.
Per scrivere una email efficace serve struttura. È fondamentale che il messaggio sia facile da leggere a colpo d’occhio. Questo significa:
- Paragrafi brevi, di massimo 3-4 righe.
- Spazi bianchi per separare le idee e dare respiro al testo.
- Elenchi puntati se devi elencare cose.
- Numerazioni se c’è una sequenza logica o un ordine di priorità.
Sembra un dettaglio? Non lo è. La leggibilità è ciò che rende un messaggio scorrevole, comprensibile e – soprattutto – rispettoso del tempo altrui.
👉 Esempio pratico:
❌ Versione “muro di testo”:
Gentile Professore Le scrivo per chiederle alcune informazioni riguardo all’esame del 20 giugno volevo sapere se il materiale del seminario sarà incluso e se è prevista una parte orale, inoltre avrei bisogno di chiarimenti sul capitolo 4 del manuale perché non mi è chiaro come affrontare l’argomento relativo alla metodologia. Grazie per l’attenzione.
✅ Versione strutturata:
Gentile Professore,
Sono [Nome Cognome] Frequento il suo corso di [Nome corso]. Le scrivo per chiederle alcune informazioni riguardo all’esame previsto per il 20 giugno. In particolare, vorrei sapere:
- Se il materiale del seminario del 5 giugno sarà incluso nel programma.
- Se è prevista una parte orale, oltre a quella scritta.
- Se può fornire chiarimenti sul capitolo 4 del manuale, in particolare sulla sezione dedicata alla metodologia.
La ringrazio per l’attenzione e resto in attesa di un suo gentile riscontro.
Cordialmente,
[Nome Cognome]
[Matricola, corso di laurea]
La differenza è evidente. La seconda versione è chiara, diretta e visivamente ordinata. Aiuta il lettore a orientarsi subito nei contenuti, facilita la comprensione e – dettaglio non da poco – aumenta le probabilità di ricevere una risposta rapida.
Non sottovalutare mai l’impatto visivo della tua mail. Perché anche il contenuto migliore, se presentato male, rischia di non essere mai davvero letto.
4. Non essere rilevanti: scrivi una email efficace che arrivi a destinazione
Quante volte ti sei ritrovato in un bagno di sudore perché il tuo professore non rispondeva alle tue mail? Hai controllato la posta mille volte, riletto il messaggio sperando che fosse chiaro, eppure, silenzio.
La verità è che forse non hai scritto una email davvero efficace. Una di quelle che spiccano, che comunicano subito il punto e che meritano una risposta: una mail prioritaria.
Se non sai come si rende una mail prioritaria, ti consigliamo di recuperare il video pubblicato su Instagram: lì la nostra Celeste ti spiega passo dopo passo tutti i trucchi per farti notare dal tuo insegnante, senza sembrare arrogante, insistente o fastidioso.
Perché sì, si può attirare l’attenzione in modo educato e professionale, basta saperlo fare.
La riuscita di una email non si gioca solo sull’urgenza o sulla priorità percepita, ma sulla capacità di comunicare ciò che vuoi in modo chiaro, diretto e ordinato. Il problema spesso non è il contenuto, ma il modo in cui viene presentato.
Da una parte c’è chi si dimentica di dare del Lei dopo il saluto iniziale, scivolando subito in un tono troppo amichevole o informale, del tutto inadeguato.
Dall’altra, ci sono studenti che si aggrappano a un linguaggio aulico, infarcito di parole antiquate, verbi al condizionale senza contegno.
Formule tipo: “avrei desiderato cortesemente sapere se fosse stato possibile”… e il messaggio, nel frattempo, si perde per strada.
Una comunicazione efficace non deve essere né sciatta né barocca.
Se ad esempio stai scrivendo per dire che non potrai essere presente all’appello, fallo così:
Gentile Professore,
purtroppo non potrò partecipare all’appello del 10 giugno. Mi scuso per il mancato preavviso e resto disponibile per eventuali indicazioni da parte sua.
[nome e cognome]
Chiaro, rispettoso, onesto.
Non servono spiegazioni infinite né giustificazioni drammatiche: più sei diretto, più il docente saprà come risponderti — e lo farà più volentieri.
Ricorda: chi legge la tua mail non ha tempo da perdere. Se riesci a essere educato, essenziale e concreto, farai già la differenza rispetto alla maggioranza delle richieste che affollano la sua casella di posta.
Scrivere bene non significa scrivere tanto. Significa scrivere giusto.
5. Saluti in giacca e cravatta: il tono è tutto per scrivere una email efficace
Un altro punto critico che molti sottovalutano? Il tono del saluto.
Scrivere una email efficace non significa solo scrivere senza errori: vuol dire trovare il giusto equilibrio tra formalità e naturalezza.
Troppo distaccato, sembri un robot.
Troppo cerimonioso, sembri un impiegato degli anni ’60.
Troppo amichevole con chi non conosci, rischi di sembrare invadente.
Scrivere una email efficace significa anche scegliere il saluto giusto per la persona e per il contesto. “Ciao” va bene, ma non per tutti. È perfetto con colleghi, tutor o persone con cui hai già un rapporto informale. Ma se stai scrivendo a un professore o a una persona che non conosci bene, è meglio optare per formule più equilibrate come:
- “Gentile Professore,”
- “Buongiorno Prof.ssa,”
- “Salve,”
Un saluto corretto dà subito il tono giusto alla mail e mostra che sai rapportarti in modo professionale.
Lo stesso vale per la chiusura.
“Cordiali saluti” può funzionare, ma rischia di sembrare rigido se non ti appartiene. Allo stesso modo, un “A presto!” è troppo confidenziale per un docente o un referente accademico. Scegli una formula semplice, efficace e professionale come: “Resto a disposizione per ogni chiarimento.”
È chiara, gentile e lascia aperto il dialogo.
Quante volte hai scritto una mail subito dopo una bocciatura o un voto deludente?
E quante volte, rileggendola a mente fredda, ti sei pentito?
Scrivere una email efficace significa anche saper gestire le emozioni.
Una frase passivo-aggressiva, anche involontaria, può compromettere il rapporto con un docente o con un collega e farti passare dalla parte del torto, anche se hai ragione.
Un consiglio pratico: se sei arrabbiato, non inviare subito. Scrivila, salvala in bozza, poi vai a farti un caffè. Rileggila a mente fredda. Quasi sempre ti accorgerai che qualcosa va riscritto. Magari tutto.
Ricorda: le mail non trasmettono tono di voce. Quello che a te sembra neutro può suonare polemico, scortese o arrogante a chi legge. Se vuoi scrivere una email efficace, ogni parola deve essere ponderata, non vomitata.
Scrivere una email efficace: la skill di tutti i giorni
Arrivati a questo punto, forse ti è chiaro che scrivere una email efficace non è un talento innato, ma una competenza concreta, utile e allenabile. Basta poco: un oggetto chiaro, una struttura leggibile, un tono umano, allegati ben gestiti e un po’ di autocontrollo.
Nel mondo del lavoro moderno – come nella vita quotidiana – chi sa scrivere una email efficace ha una marcia in più. Comunica meglio, risolve prima, fa meno errori. E viene apprezzato di più.
La prossima volta che scrivi una mail, chiediti:
- L’oggetto è chiaro?
- Il saluto è adatto?
- Il contenuto è leggibile e ordinato?
- Gli allegati sono spiegati?
- Ho evitato il “rispondi a tutti” inutile?
- Il tono è rispettoso?
Se la risposta è sì, puoi cliccare su “invia” con la consapevolezza di aver fatto un ottimo lavoro. Perché sì, scrivere una email efficace è un superpotere. E ora ce l’hai anche tu.
Se hai ancora qualche dubbio clicca qui e scoprirai altri trucchi per fare bella figura scrivendo una email efficace!
